Polgármesteri hivatal – a szervezési osztály

A városháza osztálya, ahol a szürke hétköznapokat az ünnepségek jelentik. A szervezési osztály munkatársai azok, akik a látványos és a láthatatlan feladatokat is kézben tartják. Csapóné Drubits Ágnessel, az osztály vezetőjével beszélgettünk.

Társadalmi kapcsolatok és városmarketing

Az osztály egyik fele a társadalmi kapcsolatok és városmarketing csoport, ahol mindig történik valami. Látványos feladataik közé tartozik a nagy városi rendezvények és a szakmacsoportok ünnepségeinek szervezése is. – Városunk elkényezteti a szakmacsoportokat – jegyzi meg mosolyogva az osztályvezető. – Külön ünnepsége van a pedagógusoknak, a szociális munkásoknak és az egészségügyi dolgozóknak. Minden szakmai terület kap elismerést, egy napot, ami róluk szól: köszönti őket az önkormányzat, díjakkal, műsorral, állófogadással. A szakmacsoportos díjátadók mellett a szervezési osztály készíti elő a Tisztes polgár, a díszpolgári és a Pro Urbe díjak átadását, valamint a nemzeti ünnepek városi rendezvényeit is. Az egyik legösszetettebb program, az október 23-ai esti ünnepség példáján: hangosítás, műsorszervezés, programelemek összehangolása, hiszen ilyenkor a városi kitüntetések átadása mellett a Tehetséges Paksi Fiatalokért Alapítvány díjátadója is a nemzeti ünnepen történik. Ezt megelőzi a kitüntetésekhez kapcsolódó adminisztráció és előkészítő munka, meghívók, plakátok, közösségi kommunikáció, logisztika, beszerzés, szerződéskötés.
Csapó Ágnes kedvenc eseménye a Város napja. – Az első városnapot én szerveztem – meséli. – Akkor néhányan attól tartottak, hogy kifullad a kezdeti lelkesedés, de nem így lett. Az volt a célom, hogy ez tényleg a paksiak napja legyen, ezért a fő fellépő is mindig helyi kötődésű volt. Ez ma már átalakult: a záróprogram egy látványos koncert, de a felvonulás, amit a reichertshofeni hagyomány ihletett, a mai napig kedvelt elem. Hosszú sorokban jönnek a civil szervezetek, alapítványok, egyesületek egyenruhában, lelkesen, ez a nap a közösségről szól – egészítette ki szintén lelkesen az osztályvezető.

Titkársági csoport

Nemcsak a rendezvények mögött, hanem a mindennapok háttérmunkájában is ott van az osztály. A szervezési osztály másik pillére a titkársági csoport, amely három fő feladatkört fog össze.
Az egyikben a munkatársak közvetlenül a tisztségviselők munkáját segítik, emellett előkészítik és kiküldik a testületi anyagokat, az ülések után gondoskodnak arról, hogy a döntések eljussanak a szakmai osztályokhoz, és a megfelelő tárhelyekre is feltöltsék azokat.
– A titkársági csoportban dolgozó kollégák a testületi ülések zökkenőmentes lebonyolításáért és az előterjesztések időben, megfelelő formában történő kiküldéséért is felelnek – foglalta össze a vezető.
A másik feladatkör az iratkezelés: a csoport három munkatársa kezeli az adminisztrációs szakrendszert (ASP), amelyben minden beérkező küldeményt dokumentálni kell. A hivatali kapura érkező iratokat továbbítják a megfelelő osztályokhoz, és intézik az irattári anyagok levéltárba adását vagy selejtezését is. A harmadik feladatkör a hivatal humánpolitikai feladatainak ellátása.

A munka szépsége és nehézsége

Az osztályvezetői munka nehézségét a feladatok sokrétűsége adja – mondja Csapó Ágnes. Kihívás, amikor a határidők és a fontossági sorrendek torlódnak. Van még feladatuk a kommunikációban, melyben a „zászlóshajó” Heringes Anita polgármester (PDF), az ő iránymutatásai alapján vesz részt az osztály a munkában, tartják a kapcsolatot a sajtóval, sajtóhíreket adnak, egyeztetik a közös feladatokat. A város nemzetközi kapcsolatainak ápolásában is benne vannak: segítik Mezősi Árpád tanácsnokot (PDF) és Barnabás István alpolgármestert (PDF) a testvérvárosokból érkező delegációk programjának szervezésében, a velük való kapcsolattartásban. A szervezési osztályhoz tartozik a hamarosan megújuló városi honlap (paks.hu) frissítése is. A városmarketing feladatok keretében pedig nemcsak a városi ajándéktárgyakat választják ki, de gondoskodnak a marketingeszközök beszerzéséről, roll-upok, molinók, plakátok és városi kiadványok elkészítéséről. Anyagot készítenek és kezelik a város közösségimédia-felületeit is.
Egy aktuális díj jól mutatja a szervezési osztály munkájának összetettségét: elvégezték a döntéshez kapcsolódó háttérmunkát – titokban tartva a jelölést a későbbi díjazott előtt –, és megszervezték az október 23-i ünnepséget. A díjazott kolléga átveszi a díjat, utána pedig az osztály feladata a díjazottakkal kapcsolatos utómunka, a nyilvántartás vezetése is. A szervezési osztály külön büszke munkatársára, dr. Hanol Jánosra, aki az idei október 23-i ünnepségen Pro Urbe díjat vesz át.